贵州银行坚持绿色发展理念，从2017年开始着手建设新一代协同办公系统，于2018年5月正式上线运行。上线以来，通过不断完善功能、拓展应用场景、强化应用实践，目前已取得阶段性成效。随着应用的深入，特别是在新冠肺炎疫情防控期间，该系统在贵州银行综合事务运转、远程办公运行过程中发挥着至关重要的作用，已成为贵州银行除业务经营系统以外的主要日常办公系统，是贵州银行优化事务流程、降低运营成本、提高办公效率、促进绿色低碳的一大利器。

目前，贵州银行新协同办公系统PC端包含门户网站、流程处理、即时通讯、知识文档、会议管理、档案管理、报表统计、车辆管理等20余个功能模块；移动端集成会议、日程、通讯录、流程审批、微报账、移动门户等多个功能应用。系统建成至今，在系统中流转各类流程达38万余条，其中公文管理类流程总计发起24.6万余条，会议申请流程近5万条，用印审批、办公用品领用等流程近10万条，其余业务条线各类流程4万余条。特别是在新冠肺炎疫情防控和金融服务期间，通过新办公系统下发相关文件17个，涉及投放支持企业复工复产的贷款30笔3.72亿元，贷款利率较同期贷款平均利率优惠1-2个百分点，真正实现了远程办公，为全省疫情防控提供了有力的金融支持。贵州银行新办公系统高性能、高整合、智能化的特性在行政事务处理中发挥着重要作用，得到广大干部员工的青睐和一致认同。

一、打造综合性应用平台，实现功能集成化

应用功能更多元。新协同办公系统现已集成邮件系统入口、行政印章管理系统任务推送接口、财务报账系统和集中采购平台。其良好的可拓展性为集成各类应用系统提供有力支撑，使其成为各个系统数据传输、信息共享的统一平台和神经中枢。以行政印章管理系统为例，用印审批流程在新协同办公系统审批通过后，数据会自动推送到印章管理系统，印章管理员通过印章管理系统中的数据，就可确认用印是否经有权人审批，而不必再通过协同办公系统确认。

应用场景更广泛。PC端与移动端相结合实现全天候、无间断办公，在不同的应用场景中都能够很好地保证事务的连续性，在处理紧急公文、重要会议等方面具有传统办公系统不可比拟的优势。以会议模块为例，此模块集成会议申请、周期会议、会议查询等功能，通过会议流程发起会议申请，申请者可查询会议室类型、配置、占用情况等信息，以便及时快捷地确定会议时间、地点。流程可添加会议内容或多个议案，议案可设置分权阅览，即会议推送到个人时，参会人员只能查看本人参与的议题。此功能为贵州银行个性化需求开发，它使得党委会、行长办公会、董事会会议等对保密安全性有较高要求的会议可以通过协同系统发起，其搭配议案审批流程后，可实现会议线上全流通。同时，会议流程审批通过后，系统自动向与会者以及会务人员发出会议提醒流程，并在移动端和PC端日程中显示相应的会议信息，有效保证了会议相关人员能够及时获取会议相关信息。在参会时无需打印会议内容、议题等资料，可直接使用平板电脑或手机App查看，达到低成本、无纸化、绿色低碳办公效果。

应用内容更丰富。新协同办公系统的“硬核”功能为实现更多个性化需求提供可能。目前，新协同办公系统不仅是贵州银行的行政办公系统，更是成为了全行内部门户网站和内容共享平台。经营管理门户、法律合规门户、统计门户等板块聚集各类信息，包含各条线工作动态、政策制度、法律法规、案例分享等内容，分门别类的信息板块极大方便了员工获取相关动态资讯和重要信息。可拖拽式的板块维护方式让门户网站要素维护更方便快捷，无需专业计算机人员即可完成。各分行也可搭建属于自己的二级门户网站，为本级员工提供相应的工作动态及其他各类信息。系统内设的论坛模块又是一个为职工提供信息共享、交流学习的平台，职工可在论坛内分享知识、交流经验乃至拍砖灌水。丰富的应用以及多样的应用方式使得新协同办公系统正成为贵州银行综合性、一体化应用平台。

二、打造大协同办公平台，实现管理流程化

流程设计“随心所欲”。图形化的流程图设计界面一目了然、简单易懂，无需计算机专业人员即可完成配置。厘清线下工作流程即可实现流程配置、线上流转，轻松实现跨部门、跨机构流转，并可加载子流程，实现不同流程的转接。各层级流程相互融合、各级机构线上线下联动，真正实现总分支机构数据直连、信息直通、指令直达的大协同办公体系。如收文流程转督办流程、发文流程转发文处理笺流程等操作，督办、待办事项直接进入部门负责人或经办人待办事项中，大大减轻了流程推送的工作量、提高了文件流转效率。只要搭建出基础流程，流程即可形成模板，在其他机构需要同类型流程时，只需将流程模板导入相应机构，并对流程节点、操作者等要素作适当调整，即可投入使用。功能完善的流程引擎使事务处理流程摆脱僵硬化，实现复杂事务流程化，真正实现办公事务“一网打尽”。

流程控制“灵活多变”。新协同办公系统流程控制方式多样，用户可根据不同事务、不同应用场景选择不同的控制方式，也可以选择多种控制方式搭配使用，以适应复杂的应用场景，极大摆脱了传统办公流程死板僵硬的局面。以流程节点操作者设置为例，操作者既可以精确到人、某类角色或者某一岗位，也可以是组织架构中的某个机构、部门或者以用户安全级别控制的某一范围；既可以是多个操作者顺序操作，也可以是多个操作者并行操作。丰富的操作模式，涵盖了实际事务处理过程中可能遇到的各种情况，极大满足了各类应用场景的应用需求。

流程运转“有据可依”。法律事务送审、财务报账、合同送审等事务流转需要有权人签批且需意见明确，流程流转痕迹可查等等要素，对流程流转具有较高的要求。而新协同办公系统流程流转的一大特点就是修改痕迹、流转记录、签批意见、操作者处理状态等信息一目了然，做到全过程有据可查、有据可依。经过近两年的不断实践，贵州银行协同办公系统现已搭建流程640余条、报表320余个，包含公文管理、会议管理、日常事务、办公室工作以及各业务部门专门业务审批流程等多个方面。

三、打造综合性管理平台，实现运维一体化

分权限系统操作。新协同办系统使用者采用分权应用模式，这为控制信息流转范围、管理数据扩散边界提供了有力支撑，信息的保密性、安全性得到了较高的保障。对于低权限的使用者来说，只可阅览流经自己的流程、文档、会议等内容，只可对本人上传的文档进行编辑、删除等操作；而高权限使用者可根据实际要求分发、共享各类数据，同时，流程、文档等各类数据在分发时可通过安全级别或其他控制方式控制知悉范围。在用户调整时，使用者的操作权限以及所产生的数据可通过复制或者直接转移的方式移交给另一使用者，一键式的操作方式有效地提高了数据管理的高效性。

分层次系统管理。协同系统数据庞大，流程、报表繁多，只有每个层级，每个机构都设有相应的业务管理员才能有效对系统内流转业务进行管理。目前新协同办公系统设有总分支三级机构业务管理员。三级业务管理员根据相应权限对本级及下级机构系统内的流程、操作者、文档等信息进行管理，合理的权限分配既减轻了各级管理员的工作量，也避免了管理员因权限集中导致系统数据被刻意操作、流转范围被扩大等情况的发生，一定程度上提高了系统数据的安全性。

分角色系统维护。新协同办公系统将系统维护权限按照类别进行分组，如文档管理权限组、人力资源管理权限组、财务管理权限组等。系统添加不同类别的角色后，将相应权限组添加到权限列表，即可完成角色的维护权限赋值操作。信息科技部配备专门系统管理员，负责系统日常维护、更新、漏洞修复等工作，保证系统正常运转及业务的延续性。